Систематизация работы с помощью Asana
Структурный подход и правильная взаимосвязь всех отделов
Для чего нужна системность в организации рабочих процессов?
"Прозрачность" работы каждого участника
Минимизация ошибок и увеличение эффективности
Корректная и понятная связь между отделами
Пример проекта и работа над ним с Асана и без
Without Asana
Арт-директор получает информацию об обновлении пробных и начинает работу. Он не знает дедлайна, не знает, когда уже стоят в расписании пробные по новому формату. В последние дни мы замечаем, что презентаций нет, арт-директор доделывает их к сроку. Презентации могут оказаться вообще не те, потому что ТЗ не было прописано. Если кто-то вспомнит о других аспектах (например, подключении проектора), то возможно, это тоже будет сделано

⚫️ Итог: Презентации не того формата, какие мы хотели. Преподаватель ведет по старой схеме. Администратор не организовал подключение проектора, QR-код не сделан, потому что сисадмину не передали информацию. Нет продающих скриптов, отдел продаж не знает о новом формате и не звонит сразу после пробных





❌ Эффективность пробных осталась на том же уровне, тестирование цен некорректно, как и конверсия по художникам

With Asana
Мы создаем карточку в Асана, где подробно виден дедлайн основной задачи, а в подзадачах расписана деятельность каждого отдела. Каждый участник проекта понимает, почему его подзадача должна быть выполнена к определенному сроку. Учтена каждая деталь и взаимосвязь всех отделов, все участники отчитываются о процессе в комментариях. Теперь нельзя сказать, что не понял или забыл о задаче, как при передаче через чат

⚫️ Итог: Презентации согласованы по визуалу. Преподаватель знает, как вести занятие, выучены скрипты для продажи. Вся аппаратура готова и нет сбоев, создан лендинг и QR-код для быстрой продажи после прогрева. Отдел продаж подготовлен к звонкам, пересмотрены скрипты. Ассистент собирает данные о заявках/посещении/покупках курса и высчитывает конверсию



✅ Эффективность пробных в разы выше, тестирование цен отражает ситуацию максимально объективно, как и конверсия продаж по художникам
Виды задач на досках в Асана
и правила оформления
Начинаем с основных типов задач:
регулярная, проектная (в работе) или входящая

1. Регулярная задача

Задача, которая располагается (обязательно) на 2-х досках одновременно, на той к какому отделу она относится и на доске бизнес процессов! Задача повторяется каждый определенный ей период (вами) и связана с цикличностью деятельности. Например, "рабочий день администратора" - ежедневно администратор должен повторять одни и те же действия для правильной работы оффлайн-студии

Повторение задачи настаивается там же, где и срок


2. Проектная задача

Карточка для не регулярных задач, которая задумана для достижения какого-то конкретного результата, включающая в себя подзадачи и других участников/отделов (но не более
3-х уровней подзадач включая саму карточку)
.

Например, "создание онлайн-курса в записи" - отдел продукта упаковывает курс, РОП для отдела продаж настраивает воронки и пишет скрипты, отдел маркетинга создает рекламные креативы и делает настройку под определенную ЦА и тд. У каждого отдела данная карточка дублируется и висит в работе на их доске, с помощью этого инструмента все комментарии/отчеты о выполнении подтягиваются в единую карточку.

Примерно так выглядят проектные задачи (в работе). При формировании карточки важно - качественное подробное описание (зачем мы это делаем, в чем идея, какой результат ожидаем), правильная структура подзадач (в хронологической последовательности), на каждой задаче/подзадаче установлен свой дедлайн, имеется описание и имеется ответственный. Если сформировать задачи не правильно - скорее всего выполнены они не будут.


3. Входящая задача

Задача, не являющаяся регулярной, а возникшая вследствие обычной деятельности компании. Например, теперь администратор должен проверять домашнее задание в чатах художников. Вместе с установкой регулярной задачи самому администратору, необходимо поставить ВХОДЯЩУЮ задачу на ассистента, чтобы он добавил администратора в чаты всех проходящих на данный момент курсов

Тут все проще со структурой. Обычно это быстро выполняемые задачи либо подготовка к проектной задаче, которая еще не до конца сформирована.

Дополнительные столбики задач

Мейлстоуны ✅ - ключевые цели компании и команды,
Вспомогательный блок ???? - справочная информация и быстрые ссылки на отчеты
Идеи ☀️ - все что придумываем не забываем записать
Идет процесс ???????? - сюда можно вынести задачи над которыми работаете, но не проектные
На паузе ✋ - то, что было в работе но пока на паузе
Готовые ✅ - завершенные задачи (карточки проектные или входящие)
❗️Часто путают текущую задачу с подзадачей какого-то проекта. Например, ставится самостоятельная задача "Публикация МК", что является неверным. Данная задача не является отдельной, а является подзадачей к регулярной задаче "Создание МК"
Неверно❌
Верно✅
Виды отображения досок в Асана
И прочие важные штуки
Виды отображения досок в Асана

Как вы поняли, новые доски создавать не нужно! Все доски для отделов мы уже собрали, остается только работать внутри них.

Мы используем всего 2 вида досок, и нужный вид доски уже сохранен как ее вид по умолчанию (то есть при нажатии на доску маркетинга вы сразу будете видеть ее в типе Board)

Board - нужна для ведения задач по всей той системе этапов которую мы обсудили выше.

Calendar - нужен для просмотра приближающихся задач по дедлайнам (вот почему у каждой задачи/подзадачи должен быть дедлайн). Это удобно, чтобы планировать свою нагрузку (или нагрузку команды, если вы управленец) на неделе и готовиться к выполнению задач заранее.

Кстати, календарь отдельного сотрудника тоже можно открыть перейдя на его профиль, а свои задачи в виде календаря вы увидите в My Tasks.

Уведомления!

Уведомления приходят на любой комментарий или закрытие задачи в карточках, где вы создатель или соучастник под комментариями, а еще лучше чтобы вас отмечали через @

Чтобы не проглядеть отметку - читаем Inbox
Фильтры

Первая кнопка - покажет вам все задачи или только не завершенные. Но все завершенные должны сначала попадать в столбик готово - а уже после оттуда завершаться с руководителем.

Кнопку самих Фильтров и Сортировки мы не трогаем, так как сам руководитель определяет последовательность карточек на доске.


Как пригласить в команду

Пригласить можно любого человека даже без регистрации на Asana, по почте. Если у него еще нет Асаны, то он зарегистрируется через эту ссылку и попадет к вам на доску. Если вы хотите пригласить человека не на свою доску, а сразу к нескольким или ко всем - согласуйте это с руководителем.


Тэги

Тут мы особо ничего пока не придумали :)



Ошибки в работе с Асана
❌ Подзадачи не являются шагами к выполнению корневой задачи

❌ Два ответственных за одну и ту же задачу
✅ Задача является текущей, имеет одного ответственного и не имеет подзадач, потому что сама по себе является простой

❌ Подзадачи разных проектов выделены по одному признаку и вынесены в отдельную карточку
❌ Нет четкого ТЗ и единого стиля оформления/в формате заметок
❌ Описание вставлено вместе с заголовком
✅ Конкретные действия участников объединены одной корневой задачей, к которой относятся
✅ Краткие заголовки и структурированная информация
✅ ТЗ для каждой подзадачи указано в описании непосредственно к ней

❌ Нет описания и ТЗ к каждой подзадаче
❌ Совмещены проектные задачи и регулярные задачи
❌ Нет дедлайна у всего проекта
✅ Регулярные задачи дублированы в Бизнес-процессы и доску команды (в столбик регулярных)
✅ У проекта стоит дедлайн
✅ Для каждой подзадачи есть подробное описание с ТЗ
Организация работы и ответственные

Понятие ответственного

Ответственный - управленец, который организует работу своего отдела по определенному проекту и предоставляет выполненную задачу по своему отделу в заданный дедлайн.


Пример: Есть проект "Онлайн-марафон". Ответственным за него является человек, который запустит в работу продукт, проследит за готовностью всех составляющих к запуску и сдаст его ровно в дедлайн


Внутри проекта расписаны абсолютно все составляющие, которые нужны для его реализации, и для каждой подзадачи назначен ответственный, который должен организовать уже исполнителей своего отдела для сдачи задачи вовремя.


Пример: нам нужны видеоприглашения на марафон. Данное задание относится к отделу контента, поэтому ответственной за подзадачу мы назначаем руководителя отдела контента - Катю. Катя получает в работу задачу и далее уже организует своих исполнителей в отделе, чтобы вовремя предоставить нам готовые видеоприглашения

Отделы и их ответственные

Отдел продаж - Наталья

Отдел контента - Жанна

Команда курсов - Ксения (разработка программ), Карина (организационные моменты по школе), Алла (работа с командой педагогов)

Отдел маркетинга - Антон

Технические задачи - Алексей